Warsztat z delegowania zadań z grą Utrzymaj Równowagę

Porządkuję notatki na biurku. W moje ręce wpada scenariusz warsztatu o delegowaniu zadań, prowadzonym dla Inkubatora UW. Pierwszy raz wypróbowałam w tym kontekście zestaw Utrzymaj Równowagę, który świetnie się sprawdził, dlatego dzielę się pomysłem 🙂

Inspiracją teoretyczną była koncepcja 6 stopni delegowania zadań wg Hanrey’a Shermana. Choć nie jest ona najnowsza, uznałam, że dla osób, które dopiero zaczynają praktykować zarządzanie stanowi ona dobry punkt wyjścia.

Grupa studentów została podzielona na menagerów i pracowników. Obie grupy przebywały w odrębnych pomieszczeniach. Menagerowie otrzymali instrukcje:

„Twoim celem jest, aby Wasza grupa zdjęła z równoważni jak najwięcej klocków, tak, aby równoważnia się nie przewróciła. Do dyspozycji masz pracownika. Pracujesz z nim na 1 stopniu delegowania zadań: Zbadaj problem; przedstaw mi informacje, fakty; podejmę decyzję, co należy zrobić (tu wstawione były różne poziomy wraz z opisami). Ustalasz z pracownikiem sposób komunikacji; jak często i kiedy ma to Ciebie przychodzić. Notuj jak często pracownik do Ciebie przychodził, ile zadawał pytań i ile razy prosił o decyzję a ile o radę.”

Menagerowie nie widzieli równoważni ani klocków. Pole działania było dla nich całkowicie niedostępne.

Gry rozpoczęliśmy grę, pracownicy po kolei przechodzili do pokoju menagerskiego, kontaktowali się z menagerem, a następnie udawali się do pokoju z równoważnią, aby wykonać ich polecenie.

Liczba interakcji, frustracji, komentarzy o efektywności była naprawdę bardzo duża! Ćwiczenie znacznie sprawniej poszło duetowi pracującemu na poziomie 6 (działaj, nie są Ci już potrzebne żadne kontakty ze mną), niemniej mieliśmy ciekawą dyskusję jak równoległa aplikacja poziomu 1 i 6 „ściąga” bardziej samodzielnych pracowników – oraz, że nie dla każdego całkowite oddanie odpowiedzialności jest dobre (zarówno po stronie menagerskiej jak i pracowniczej).

Wnioski były świetne, co tylko przekonuje mnie, że ćwiczenie dobrze wpisało się w koncepcję warsztatu 🙂

Udało nam się również podyskutować o pozornym delegowaniu, nad którym ostatnio sporo się zastanawiam. Kiedy mamy doczynienia z pozornym delegowaniem? Gdy menager przekazuje pracownikom zadanie (a tak naprawdę instrukcję), oczekując jego wykonania w dokładnie taki sposób, jaki sobie sam wyobraził lub do jakiego jest przyzwyczajony. Zamiast delegowanie mamy wtedy zleceniem. Taki sposób postępowania nie wyrobi u pracownika poczucia odpowiedzialności, a może go dodatkowo demotywować (co stało się w czasie naszego ćwiczenia!). Rzeczywiste delegowanie oznacza, że to pracownik przejmuje odpowiedzialność – co nie znaczy, że pozbywa się jej menager. Do jego kompetencji nadal należy zapewnienie i skontrolowanie realizacji zadań zgodnie ze zdefiniowanymi celami. Natomiast pracownik w ramach wyznaczonych warunków i kryteriów samodzielnie decyduje, jak będzie postępować.

Tym, którzy poszukują innych inspiracji teoretycznych dla delegowania, polecam tekst Pawła Pustelnika 7 stopni delegowania.